Guardar tus datos del día a día puede ser un engorro, sobre todo si son datos importantes y los puedes perder. Habitualmente veo a familiares, amigos y otras personas que suelen guardar la información en el dispositivo que usan habitualmente (sin copias de seguridad, obviamente) o que guardan «los datos importantes» en un pendrive.
¿Dónde o cómo habría que guardar esos ficheros? Obviamente, la respuesta es «depende», aunque en este caso siempre hay unas opciones básicas que son casi imprescindibles.
Lo primero es guardar los datos en local. No me parece mal, pero siempre con algún tipo de respaldo. A mi los sistemas que más me gustan para estos casos son los de sincronización bidireccional del estilo Dropbox. Con esto me refiero a que toda la información que hay en una carpeta de tu dispositivo se guarda y actualiza automáticamente en otros dispositivos, ya sean Cloud o locales.
En estos casos recomiendo el uso de sistemas como Dropbox propiamente (la versión gratuita te ofrece 2GB de espacio), Sync (la versión gratuita ofrece 5GB de espacio), y también Microsoft OneDrive (que también da 5GB de espacio en su versión gratuita), pCloud (que da 10GB de espacio gratuito) o Box (que ofrece hasta 10GB de espacio gratuito). Obviamente estos sistemas gratuitos tienen ciertas limitaciones, pero si es para guardar los ficheros habituales del día a día no debería ser un problema.
Para mi la ventaja principal de estos sistemas es que, a parte de que se sincronizan automáticamente los ficheros entre tu dispositivo y el servidor, siempre tienes un acceso alternativo directamente desde la web correspondiente desde el que poder acceder a esos ficheros, por lo que, si necesitas algo y no tienes tu sistema principal, lo tienes accesible.
A parte de estos sistemas, un siguiente nivel puede ser el de algo tipo Google Drive (o el de OneDrive si tienes Microsoft 365) que es el de una serie de sistemas añadidos que te permiten la gestión de los contenidos (vamos, que tienes un Excel o Word disponibles para poder editar la información sin tener que descargar nada). A mi personalmente no me hace mucha ilusión este sistema, aunque he de reconocer que cuando se trabaja con mucha otra gente sí que es muy interesante el no depender de tu dispositivo y que sea colaborativo.
Aunque si realmente te preocupa tener un control elevado de los datos quizá te interese tener tu propio cloud. Lo puedes montar de forma privada en un VPS con el tamaño de espacio en disco que necesites 8y pagando la parte correspondiente de ello. Puede ser una máquina pequeña (1 CPU, 2 GB de RAM) y luego el disco que necesites. Quizá con un buen sistema de copias d seguridad. Es más caro que las otras opciones seguramente, pero lo tienes montado tú, y lo puedes hacer con algo tipo ownCloud.
Aunque si este es tu caso, y eres autónomo o tienes una pequeña empresa, lo que seguramente te interese más es tener un Synology o Qnap (o algo por el estilo). Estos sistemas son principalmente un NAS (un disco duro conectado a la red) y que puedes tener en casa o en la oficina. En estos casos ya hablamos de tener un sistema de hardware que debería ser al menos de 2 bahías para poner dos discos en RAID y que se repliquen entre ellos la información automáticamente (y si un disco se rompe, tienes el otro). Además, estos sistemas suelen tener la opción de sincronizar los datos con un Dropbox o un Google Drive, lo que te permite además hacer uso de herramientas en tiempo real.
En cualquier caso, si realmente tienes ficheros importantes que no quieres que se pierdan, los quieres tener de forma segura (y distribuida) no guardes la información simplemente en tu ordenador o en un pendrive.
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